• Zapoznaj się z zasadami rekrutacji, finansowania i realizacji wyjazdów w ramach programu Erasmus+ oraz Zarządzeniem Nr R-10/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 25 lutego 2016 r.

• Dowiedz się z jakimi uczelniami współpracuje Twój Wydział.
• Zapoznaj się z treścią umów podpisanych z interesującymi Cię uczelniami. Sprawdź:
  
  • liczbę mobilności (część B – Mobility numbers per academic year),
  • termin wysłania aplikacji do uczelni partnerskiej (część E – Calendar),
  • poziom języka obcego, który jest wymagany przez uczelnię partnerską (część C – Recommended language skills).
    
    • Pamiętaj, że w przypadku podania przez uczelnię partnerską dwóch lub więcej języków wykładowych należy sprawdzić w jakim języku będą prowadzone wybrane przez Ciebie przedmioty/moduły. Upewnij się też czy uczelnia wymaga potwierdzenia znajomości języka.

• Odwiedź strony internetowe interesujących Cię uczelni i zapoznaj się ze szczegółowymi terminami wysłania aplikacji oraz dokumentami, które należy dostarczyć w celu zgłoszenia swojej kandydatury. Adresy stron internetowych uczelni partnerskich można znaleźć w umowach międzyinstytucjonalnych (patrz wyżej, część A – Information about higher education institutions).
• Dokonaj wstępnej selekcji przedmiotów, które chciałbyś studiować. Listy przedmiotów i efekty kształcenia można znaleźć na stronach uczelni partnerskich (np. jako Course Catalogue, ECTS Catalogue, courses).
• Dowiedz się, czy i jak można ubiegać się o zakwaterowanie oraz udział w kursach językowych.
• W razie wątpliwości, skontaktuj się z BKM, Koordynatorem Wydziałowym lub biurem Erasmus w uczelni partnerskiej.

• Zapoznaj się z wydziałowymi kryteriami kwalifikacji i przygotuj niezbędne dokumenty. Wydziałowe kryteria kwalifikacji dostępne są na stronach internetowych wydziałów oraz np. w wydziałowych gablotach informacyjnych.
• Wypełnij formularz zgłoszeniowy online, a następnie wydrukuj go dwustronnie i podpisz.
• Potwierdź w dziekanacie średnią ważoną ocen za okres ustalony przez Dziekana i poproś o zaświadczenie dotyczące czynnego statusu studenta.
• Jeśli posiadasz prawo do otrzymywania stypendium socjalnego w Politechnice Lubelskiej do formularza zgłoszeniowego dołącz kopię decyzji w zakresie przyznania pomocy materialnej (stypendium socjalne). Student zakwalifikowany na wyjazd w ramach programu Erasmus+, dla którego Uczelnia potwierdzi prawo do otrzymywania "dodatku socjalnego" może otrzymać dodatkowe dofinansowanie z budżetu PO WER.
• Złóż formularz u Koordynatora Wydziałowego wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie kryteriów kwalifikacji wymaganymi przez wydział i czekaj na wyniki postępowania kwalifikacyjnego.

• Dotyczy studentów, dla których językiem wykładowym jest: angielski, francuski, hiszpański, niderlandzki, niemiecki, włoski, czeski, duński, grecki, portugalski i szwedzki. Po zakwalifikowaniu przez wydział zostanie Ci nadana licencja na obowiązkowy test językowy online. Zaproszenie  zostanie wysłane z systemu OLS z adresu noreply@erasmusplusols.eu i będzie ważne przez 14 dni. BKM będzie miało wgląd do wyników testu, jednak nie mają one wpływu na uczestnictwo w wymianie. Wypełnienie testu jest niezbędnym warunkiem do otrzymania stypendium. Następnym krokiem jest przyznanie przez BKM licencji na kurs językowy online, do którego należy się niezwłocznie zalogować.
  

• Po zakończeniu kwalifikacji w wydziale i ogłoszeniu wyników, niezwłocznie zgłoś się do BKM w celu omówienia dalszej procedury.
• W zależności od uczelni, zgłoszenia dokonuje się w formie elektronicznej lub listownej. Informacje na temat dokumentów, jakie trzeba dostarczyć, oraz Application Form (formularz zgłoszeniowy) znajdują się na stronach internetowych uczelni partnerskich. Dokumenty możesz wysłać za pośrednictwem BKM, o ile procedura nie wymaga założenia konta indywidualnego w systemie online uczelni partnerskiej. Pamiętaj, że w przypadku, gdy wysyłasz/dostarczasz dokumenty do uczelni partnerskiej bez pośrednictwa BKM, należy wysłać email (na adres d.tylus@pollub.pl) zawierający listę wysłanych dokumentów oraz informację dot. daty i sposobu (email/poczta/konto internetowe) ich wysłania. Pamiętaj, że terminy przyjmowania zgłoszeń ustalone przez uczelnie partnerskie są nieprzekraczalne.
• Złóż w uczelni partnerskiej wniosek o zakwaterowanie/udział w kursie językowym.
• W razie wątpliwości co do treści lub sposobu utworzenia danego dokumentu, zgłoś się do BKM lub Koordynatora Wydziałowego. Dokumenty, które najczęściej należy dostarczyć do uczelni partnerskich, to:
  
  • Application Form,
  • Learning Agreement,
  • CV (np. w formacie europass),
  • List motywacyjny,
  • Language Certificate,
  • Certificate of Enrolment,
  • ID (kopia),
  • EKUZ (kopia),
    
    • W BKM otrzymasz zaświadczenie dla NFZ, że jesteś stypendystą programu Erasmus; wypełnij wniosek o Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego. Do wniosku dołącz otrzymane zaświadczenie (szczegółowe informacje na stronie NFZ).  Komplet dokumentów złóż we właściwym oddziale NFZ,
  • Transcript of Records,
  • Grant Holder Certificate (dokument otrzymasz w BKM)
• Pamiętaj, aby dokumenty utworzyć we właściwym języku. Należy unikać wypełniania dokumentów ręcznie. 

• W przypadku rezygnacji z przyznanego stypendium, należy złożyć pisemną rezygnację. Formularz rezygnacji dostępny jest na stronie BKM. Kopię formularza rezygnacji opatrzonego podpisem i pieczątką Koordynatora Wydziałowego wraz z kopią korespondencji (informacja o rezygnacji) do uczelni partnerskiej należy dostarczyć do BKM. Upewnij się, że w przypadku rezygnacji złożonej po wysłaniu aplikacji do uczelni partnerskiej nie zostaniesz obciążony kosztami rezerwacji miejsca w domu studenta lub kursu językowego.

Zmiana semestru/

zmiana uczelni partnerskiej

• W przypadku konieczności zmiany semestru i/lub uczelni partnerskiej należy niezwłocznie złożyć podanie do dziekana. Po otrzymaniu zgody na piśmie, dokument należy dostarczyć do BKM.

• Po otrzymaniu informacji od  uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji (Letter of Acceptance, który powinien zawierać dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia okresu mobilności. Dokładne daty są niezbędne do wyliczenia wysokości stypendium), dostarcz do BKM:
  
  • Learning Agreement (część Before the mobility. Dokument powinien być opatrzony podpisami studenta, Koordynatora wydziałowego, Prodziekana ds. Studenckich; przedstawiciela uczelni partnerskiej),
    
  • informację od  uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji (np. w formie listu lub wiadomości email),
  • Karta zaliczeń (przedmioty do zaliczenia po powrocie). Dokument powinien być opatrzony podpisami studenta, Koordynatora wydziałowego, Prodziekana ds. Studenckich,
  • Zaświadczenie z dziekanatu o statusie studenta,
  • Zlecenie przekazywania stypendium (informację o koncie bankowym),
  • Kartę EKUZ lub równoważne ubezpieczenie,
    
    • W BKM otrzymasz zaświadczenie dla NFZ, że jesteś stypendystą Erasmusa; wypełnij wniosek o Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego. Do wniosku dołącz otrzymane zaświadczenie (szczegółowe informacje na stronie www.nfz.gov.pl.  Komplet dokumentów złóż we właściwym oddziale NFZ).
• Podpisz umowę z Politechniką. Formularz umowy znajduje się na stronie BKM. Nie należy uzupełniać formularza samodzielnie – zostanie uzupełniony przez pracownika BKM.
• Aby otrzymać stypendium nie później niż w dniu rozpoczęcia wyjazdu (zgodnie z datami zapisanymi w umowie), złóż komplet  wymaganych dokumentów i podpisz umowę co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem mobilności.
• Upewnij się, że posiadasz  kopie najważniejszych dokumentów  (Learning Agreement, informację od  uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji, Kartę Zaliczeń), najlepiej również w formie skanów.

• Sprawdź do czego uprawnia Cię karta EKUZ (lub równoważne ubezpieczenie) i jak się nią posługiwać.
• Wykup dodatkowe ubezpieczenie w jednym z towarzystw ubezpieczeniowych (tego typu ubezpieczenie jest dołączone np. do kart EURO26 lub ISIC). Obowiązkowe ubezpieczenie to  ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, dotyczące ryzyk związanych z realizacją studiów. Zalecane ubezpieczenie to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, obejmujące szkody spowodowane przez uczestnika w miejscu realizacji studiów.
• Dostarcz do BKM kopię polisy ubezpieczeniowej (ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków NNW) najpóźniej do dnia rozpoczęcia okresu mobilności. 

• Sprawdź czy otrzymałeś przelew. W przypadku wątpliwości co do terminu otrzymania stypendium, skontaktuj się z BKM (d.tylus@pollub.pl) lub Działem Księgowości Finansowej (p. M. Mazurek-Milczek, tel.: 815366627).

• Upewnij się, że znasz adresy, telefony i godziny przyjęć osób kontaktowych w Politechnice Lubelskiej oraz w uczelni partnerskiej.
• Znajdź zakwaterowanie, o ile nie zrobiłeś tego na wcześniejszym etapie.
• Przygotuj zdjęcia, które mogą Ci się przydać do wyrobienia dokumentów w trakcie wymiany.
• Jeśli jesteś uprawniony do otrzymywania stypendium krajowego (np. za wyniki w nauce), Politechnika Lubelska będzie kontynuowała ich wypłatę. Sprawdź terminy aplikowania o stypendium wynikające z Regulaminu Studiów, których musisz dotrzymać.
• Sprawdź czy wyjeżdżając do uczelni partnerskiej musisz uzyskać wizę. Niezbędne dane znajdziesz pod tym linkiem oraz na stronie uczelni partnerskiej.

• Niezwłocznie po przyjeździe zgłoś się do biura Erasmus uczelni partnerskiej.

• Zalegalizuj swój pobyt. Niezbędne dane znajdziesz pod tym linkiem oraz na stronie uczelni partnerskiej.

Learning Agreement i Karta Zaliczeń (przedmioty do zaliczenia po powrocie)

• W ciągu 7 tygodni od rozpoczęcia nauki w uczelni partnerskiej wprowadź ewentualne zmiany w Learning Agreement (Section to Be Completed During the Mobility - Changes to the Original Learning Agreement). Wprowadź dane do tabel A2 i B2 (oraz w razie potrzeby nowe dane w sekcji Changes in the Responsible Person(s), If Any) po wcześniejszym uzgodnieniu ich treści z Koordynatorem Wydziałowym w PL. Wydrukuj dokument, złóż podpis i uzyskaj podpis przedstawiciela uczelni partnerskiej. Tak przygotowany dokument zeskanuj i połącz ze skanem pierwotnie podpisanego LA (część Before the Mobility). Skan LA (połączone części Before the mobility oraz During the mobility) prześlij na adres d.tylus@pollub.pl.
• Po uzyskaniu podpisu Koordynatora Wydziałowego i Prodziekana ds. Studenckich na Changes to the original Learning Agreement, BKM odeśle dokument do uczelni partnerskiej i na Twój adres mailowy.Jeśli to niezbędne ze względu na zmiany wprowadzone do LA, przygotuj  ponownie Kartę Zaliczeń (przedmioty do zaliczenia po powrocie z wyjazdu), po wcześniejszym uzgodnieniu treści dokumentu z Koordynatorem Wydziałowym w PL. Podpisany formularz prześlij na adres d.tylus@pollub.pl.
  

• Po uzyskaniu podpisu Koordynatora Wydziałowego i Prodziekana ds. Studenckich  BKM prześle skan dokumentu na Twój adres mailowy.

• Upewnij się, że masz wszystkie podpisy na Learning Agreement (sekcje zarówno Before the Mobility jak i During the Mobility).
• Uzyskaj Transcript of Records (wykaz zaliczeń); jeśli ToR ma zostać utworzony i przesłany przez uczelnię partnerską w późniejszym terminie, dowiedz się czy zostanie przesłany na Twój adres czy na adres BKM. Sprawdź w jakim terminie możesz spodziewać się przesyłki.
• Uzyskaj dokument Confirmation of Mobility Period – dokument określający dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu w uczelni partnerskiej; jeżeli taka informacja jest zawarta w Transcript of Records, nie musisz dostarczać tego dokumentu. Confirmation powinno stanowić oryginalny dokument

• w połowie miesiąca, który jest wpisany do Twojego profilu OLS jako ostatni miesiąc pobytu na stypendium otrzymasz maila z linkiem do drugiego testu jezykowego do wypełnienia  w ciągu 30 dni

• W przypadku problemów skontaktuj się z:
  • koordynatorem wydziałowym uczelni partnerskiej,
  • Biurem Erasmus uczelni partnerskiej,
  • mentorem (studentem-opiekunem) w uczelni partnerskiej, jeśli taka osoba została Ci przydzielona,
  • koordynatorem wydziałowym PL,
  • BKM PL.

• W terminie do 30 kwietnia (pobyt w semestrze zimowym) lub 10 września (pobyt w semestrze zimowym i letnim lub tylko w semestrze letnim) zgłoś się do BKM i dostarcz:
  • Ostateczną wersję Learning Agreement,
  • Ostateczną wersję Karty Zaliczeń,
  • Transcript of Records,
  • Confirmation of Mobility Period - dokument potwierdzający okres mobilności
  • Zaświadczenie z dziekanatu dot. czynnego statusu studenta.
• Wypełnij indywidualny raport on-line EU survey. Jeśli nie otrzymałeś linka do raportu, niezwłocznie zgłoś się do BKM.
• Napisz sprawozdanie z pobytu i wyślij na adres: j.kubaj@pollub.pl
• Dokumenty LA, Karta Zaliczeń oraz Transcript of Records są przechowywane w teczce akt osobowych studenta we właściwym dziekanacie i zostaną przeniesione na wydział  przez BKM. Kopie ww. dokumentów przechowywane są w BKM.

• Po powrocie niezwłocznie zgłoś się do Koordynatora wydziałowego w PL oraz do dziekanatu w celu merytorycznego rozliczenia się z wyjazdu.