|
Krok po kroku/ Step by stepPrzewodnik "Krok po kroku - wyjazdy na studia" opisuje najważniejsze czynności do wykonania przed wyjazdem na studia w ramach programu Erasmus+, w jego trakcie oraz po powrocie z wymiany.
Krok |
Czynności do wykonania przed wyjazdem na studia |
Zapoznanie się z zasadami programu
|
|
Poszukiwanie informacji o uczelni partnerskiej |
- Dowiedz się z jakimi uczelniami współpracuje Twój Wydział.
- Zapoznaj się z treścią umów podpisanych z interesującymi Cię uczelniami. Sprawdź:
- liczbę mobilności (część B – Mobility numbers per academic year),
- termin wysłania aplikacji do uczelni partnerskiej (część E – Calendar),
- poziom języka obcego, który jest wymagany przez uczelnię partnerską (część C – Recommended language skills).
- Pamiętaj, że w przypadku podania przez uczelnię partnerską dwóch lub więcej języków wykładowych należy sprawdzić w jakim języku będą prowadzone wybrane przez Ciebie przedmioty/moduły. Upewnij się też czy uczelnia wymaga potwierdzenia znajomości języka.
- Odwiedź strony internetowe interesujących Cię uczelni i zapoznaj się ze szczegółowymi terminami wysłania aplikacji oraz dokumentami, które należy dostarczyć w celu zgłoszenia swojej kandydatury. Adresy stron internetowych uczelni partnerskich można znaleźć w umowach międzyinstytucjonalnych (patrz wyżej, część A – Information about higher education institutions).
- Dokonaj wstępnej selekcji przedmiotów, które chciałbyś studiować. Listy przedmiotów i efekty kształcenia można znaleźć na stronach uczelni partnerskich (np. jako Course Catalogue, ECTS Catalogue, courses).
- Dowiedz się, czy i jak można ubiegać się o zakwaterowanie oraz udział w kursach językowych.
- W razie wątpliwości, skontaktuj się z BKM, Koordynatorem Wydziałowym lub biurem Erasmus w uczelni partnerskiej.
|
Formularz zgłoszeniowy na wydziale i rekrutacja |
- Zapoznaj się z wydziałowymi kryteriami kwalifikacji i przygotuj niezbędne dokumenty. Wydziałowe kryteria kwalifikacji dostępne są na stronach internetowych wydziałów oraz np. w wydziałowych gablotach informacyjnych.
- Wypełnij formularz zgłoszeniowy online, a następnie wydrukuj go dwustronnie i podpisz.
- Potwierdź w dziekanacie średnią ważoną ocen za okres ustalony przez Dziekana i poproś o zaświadczenie dotyczące czynnego statusu studenta.
- Jeśli posiadasz prawo do otrzymywania stypendium socjalnego w Politechnice Lubelskiej do formularza zgłoszeniowego dołącz kopię decyzji w zakresie przyznania pomocy materialnej (stypendium socjalne). Student zakwalifikowany na wyjazd w ramach programu Erasmus+, dla którego Uczelnia potwierdzi prawo do otrzymywania "dodatku socjalnego" może otrzymać dodatkowe dofinansowanie z budżetu PO WER.
- Złóż formularz u Koordynatora Wydziałowego wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie kryteriów kwalifikacji wymaganymi przez wydział i czekaj na wyniki postępowania kwalifikacyjnego.
|
Wsparcie językowe online |
- Dotyczy studentów, dla których językiem wykładowym jest: angielski, francuski, hiszpański, niderlandzki, niemiecki, włoski, czeski, duński, grecki, portugalski i szwedzki. Po zakwalifikowaniu przez wydział zostanie Ci nadana licencja na obowiązkowy test językowy online. Zaproszenie zostanie wysłane z systemu OLS z adresu noreply@erasmusplusols.eu i będzie ważne przez 14 dni. BKM będzie miało wgląd do wyników testu, jednak nie mają one wpływu na uczestnictwo w wymianie. Wypełnienie testu jest niezbędnym warunkiem do otrzymania stypendium. Następnym krokiem jest przyznanie przez BKM licencji na kurs językowy online, do którego należy się niezwłocznie zalogować.
|
Zgłoszenie w uczelni partnerskiej |
- Po zakończeniu kwalifikacji w wydziale i ogłoszeniu wyników, niezwłocznie zgłoś się do BKM w celu omówienia dalszej procedury.
- W zależności od uczelni, zgłoszenia dokonuje się w formie elektronicznej lub listownej. Informacje na temat dokumentów, jakie trzeba dostarczyć, oraz Application Form (formularz zgłoszeniowy) znajdują się na stronach internetowych uczelni partnerskich. Dokumenty możesz wysłać za pośrednictwem BKM, o ile procedura nie wymaga założenia konta indywidualnego w systemie online uczelni partnerskiej. Pamiętaj, że w przypadku, gdy wysyłasz/dostarczasz dokumenty do uczelni partnerskiej bez pośrednictwa BKM, należy wysłać email (na adres d.tylus@pollub.pl) zawierający listę wysłanych dokumentów oraz informację dot. daty i sposobu (email/poczta/konto internetowe) ich wysłania. Pamiętaj, że terminy przyjmowania zgłoszeń ustalone przez uczelnie partnerskie są nieprzekraczalne.
- Złóż w uczelni partnerskiej wniosek o zakwaterowanie/udział w kursie językowym.
- W razie wątpliwości co do treści lub sposobu utworzenia danego dokumentu, zgłoś się do BKM lub Koordynatora Wydziałowego. Dokumenty, które najczęściej należy dostarczyć do uczelni partnerskich, to:
- Application Form,
- Learning Agreement,
- CV (np. w formacie europass),
- List motywacyjny,
- Language Certificate,
- Certificate of Enrolment,
- ID (kopia),
- EKUZ (kopia),
- Transcript of Records,
- Grant Holder Certificate (dokument otrzymasz w BKM)
- Pamiętaj, aby dokumenty utworzyć we właściwym języku. Należy unikać wypełniania dokumentów ręcznie.
|
Rezygnacja |
- W przypadku rezygnacji z przyznanego stypendium, należy złożyć pisemną rezygnację. Formularz rezygnacji dostępny jest na stronie BKM. Kopię formularza rezygnacji opatrzonego podpisem i pieczątką Koordynatora Wydziałowego wraz z kopią korespondencji (informacja o rezygnacji) do uczelni partnerskiej należy dostarczyć do BKM. Upewnij się, że w przypadku rezygnacji złożonej po wysłaniu aplikacji do uczelni partnerskiej nie zostaniesz obciążony kosztami rezerwacji miejsca w domu studenta lub kursu językowego.
|
Zmiana semestru/
zmiana uczelni partnerskiej
|
- W przypadku konieczności zmiany semestru i/lub uczelni partnerskiej należy niezwłocznie złożyć podanie do dziekana. Po otrzymaniu zgody na piśmie, dokument należy dostarczyć do BKM.
|
Umowa Politechnika Lubelska – Student |
- Po otrzymaniu informacji od uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji (Letter of Acceptance, który powinien zawierać dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia okresu mobilności. Dokładne daty są niezbędne do wyliczenia wysokości stypendium), dostarcz do BKM:
- Learning Agreement (część Before the mobility. Dokument powinien być opatrzony podpisami studenta, Koordynatora wydziałowego, Prodziekana ds. Studenckich; przedstawiciela uczelni partnerskiej),
- informację od uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji (np. w formie listu lub wiadomości email),
- Karta zaliczeń (przedmioty do zaliczenia po powrocie). Dokument powinien być opatrzony podpisami studenta, Koordynatora wydziałowego, Prodziekana ds. Studenckich,
- Zaświadczenie z dziekanatu o statusie studenta,
- Zlecenie przekazywania stypendium (informację o koncie bankowym),
- Kartę EKUZ lub równoważne ubezpieczenie,
- Podpisz umowę z Politechniką. Formularz umowy znajduje się na stronie BKM. Nie należy uzupełniać formularza samodzielnie – zostanie uzupełniony przez pracownika BKM.
- Aby otrzymać stypendium nie później niż w dniu rozpoczęcia wyjazdu (zgodnie z datami zapisanymi w umowie), złóż komplet wymaganych dokumentów i podpisz umowę co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem mobilności.
- Upewnij się, że posiadasz kopie najważniejszych dokumentów (Learning Agreement, informację od uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji, Kartę Zaliczeń), najlepiej również w formie skanów.
|
Ubezpieczenie |
- Sprawdź do czego uprawnia Cię karta EKUZ (lub równoważne ubezpieczenie) i jak się nią posługiwać.
- Wykup dodatkowe ubezpieczenie w jednym z towarzystw ubezpieczeniowych (tego typu ubezpieczenie jest dołączone np. do kart EURO26 lub ISIC). Obowiązkowe ubezpieczenie to ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, dotyczące ryzyk związanych z realizacją studiów. Zalecane ubezpieczenie to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, obejmujące szkody spowodowane przez uczestnika w miejscu realizacji studiów.
- Dostarcz do BKM kopię polisy ubezpieczeniowej (ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków NNW) najpóźniej do dnia rozpoczęcia okresu mobilności.
|
Odbiór stypendium |
- Sprawdź czy otrzymałeś przelew. W przypadku wątpliwości co do terminu otrzymania stypendium, skontaktuj się z BKM (d.tylus@pollub.pl) lub Działem Księgowości Finansowej (p. M. Mazurek-Milczek, tel.: 815366627).
|
Przygotowanie podróży i pobytu |
- Upewnij się, że znasz adresy, telefony i godziny przyjęć osób kontaktowych w Politechnice Lubelskiej oraz w uczelni partnerskiej.
- Znajdź zakwaterowanie, o ile nie zrobiłeś tego na wcześniejszym etapie.
- Przygotuj zdjęcia, które mogą Ci się przydać do wyrobienia dokumentów w trakcie wymiany.
- Jeśli jesteś uprawniony do otrzymywania stypendium krajowego (np. za wyniki w nauce), Politechnika Lubelska będzie kontynuowała ich wypłatę. Sprawdź terminy aplikowania o stypendium wynikające z Regulaminu Studiów, których musisz dotrzymać.
- Sprawdź czy wyjeżdżając do uczelni partnerskiej musisz uzyskać wizę. Niezbędne dane znajdziesz pod tym linkiem oraz na stronie uczelni partnerskiej.
|
Krok |
Czynności do wykonania w trakcie pobytu na studiach
|
Uczelnia partnerska |
- Niezwłocznie po przyjeździe zgłoś się do biura Erasmus uczelni partnerskiej.
|
Legalizacja pobytu |
- Zalegalizuj swój pobyt. Niezbędne dane znajdziesz pod tym linkiem oraz na stronie uczelni partnerskiej.
|
Learning Agreement i Karta Zaliczeń (przedmioty do zaliczenia po powrocie)
|
- W ciągu 7 tygodni od rozpoczęcia nauki w uczelni partnerskiej wprowadź ewentualne zmiany w Learning Agreement (Section to Be Completed During the Mobility - Changes to the Original Learning Agreement). Wprowadź dane do tabel A2 i B2 (oraz w razie potrzeby nowe dane w sekcji Changes in the Responsible Person(s), If Any) po wcześniejszym uzgodnieniu ich treści z Koordynatorem Wydziałowym w PL. Wydrukuj dokument, złóż podpis i uzyskaj podpis przedstawiciela uczelni partnerskiej. Tak przygotowany dokument zeskanuj i połącz ze skanem pierwotnie podpisanego LA (część Before the Mobility). Skan LA (połączone części Before the mobility oraz During the mobility) prześlij na adres d.tylus@pollub.pl.
- Po uzyskaniu podpisu Koordynatora Wydziałowego i Prodziekana ds. Studenckich na Changes to the original Learning Agreement, BKM odeśle dokument do uczelni partnerskiej i na Twój adres mailowy.Jeśli to niezbędne ze względu na zmiany wprowadzone do LA, przygotuj ponownie Kartę Zaliczeń (przedmioty do zaliczenia po powrocie z wyjazdu), po wcześniejszym uzgodnieniu treści dokumentu z Koordynatorem Wydziałowym w PL. Podpisany formularz prześlij na adres d.tylus@pollub.pl.
- Po uzyskaniu podpisu Koordynatora Wydziałowego i Prodziekana ds. Studenckich BKM prześle skan dokumentu na Twój adres mailowy.
|
Gromadzenie dokumentacji przed wyjazdem |
- Upewnij się, że masz wszystkie podpisy na Learning Agreement (sekcje zarówno Before the Mobility jak i During the Mobility).
- Uzyskaj Transcript of Records (wykaz zaliczeń); jeśli ToR ma zostać utworzony i przesłany przez uczelnię partnerską w późniejszym terminie, dowiedz się czy zostanie przesłany na Twój adres czy na adres BKM. Sprawdź w jakim terminie możesz spodziewać się przesyłki.
- Uzyskaj dokument Confirmation of Mobility Period – dokument określający dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu w uczelni partnerskiej; jeżeli taka informacja jest zawarta w Transcript of Records, nie musisz dostarczać tego dokumentu. Confirmation powinno stanowić oryginalny dokument
|
Wsparcie językowe online |
- w połowie miesiąca, który jest wpisany do Twojego profilu OLS jako ostatni miesiąc pobytu na stypendium otrzymasz maila z linkiem do drugiego testu jezykowego do wypełnienia w ciągu 30 dni
|
Kontakt w razie problemów |
- W przypadku problemów skontaktuj się z:
- koordynatorem wydziałowym uczelni partnerskiej,
- Biurem Erasmus uczelni partnerskiej,
- mentorem (studentem-opiekunem) w uczelni partnerskiej, jeśli taka osoba została Ci przydzielona,
- koordynatorem wydziałowym PL,
- BKM PL.
|
Krok |
Czynności do wykonania po powrocie z wymiany
|
Rozliczenie z BKM |
- W terminie do 30 dni od zakończenia mobilności zgłoś się do BKM i dostarcz:
- Ostateczną wersję Learning Agreement,
- Ostateczną wersję Karty Zaliczeń,
- Transcript of Records,
- Confirmation of Mobility Period - dokument potwierdzający okres mobilności
- Zaświadczenie z dziekanatu dot. czynnego statusu studenta.
- Wypełnij indywidualny raport on-line EU survey. Jeśli nie otrzymałeś linka do raportu, niezwłocznie zgłoś się do BKM.
- Napisz sprawozdanie z pobytu na studiach i wyślij na adres: d.tylus@pollub.pl
- Dokumenty LA, Karta Zaliczeń oraz Transcript of Records są przechowywane w teczce akt osobowych studenta we właściwym dziekanacie i zostaną przeniesione na wydział przez BKM. Kopie ww. dokumentów przechowywane są w BKM.
|
Rozliczenie z wydziałem |
- Po powrocie niezwłocznie zgłoś się do Koordynatora wydziałowego w PL oraz do dziekanatu w celu merytorycznego rozliczenia się z wyjazdu.
|
Biuro Wymiany Międzynarodowej - Politechnika Lubelska - InTegrum CMSStrona zmodyfikowana: 05-09-2017
|
|
|